Allgemeine Geschäftsbedingungen von FiBM Rheinland

 

1. Geltungsbereich

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen von FiBM Rheinland bilden die vertragliche Grundlage für die von FiBM Rheinland angebotenen Leistungen, im Besonderen alle angebotenen Zertifizierungsverfahren sowie Prüfverfahren.

 

2. Leistungen

Zu den Leistungen von FiBM Rheinland gehören Zertifizierungsverfahren und Prüfverfahren, die dem Zwecke einer externen und unabhängigen Überprüfung einer Organisation (Unternehmen) dienlich sind.

Im Rahmen eines Zertifizierungsverfahrens oder Prüfverfahrens ist das Verleihen eines Zertifikates bei positivem Audit- bzw. Prüfungsabschluss ein weiteres Leistungsmerkmal.

 

3. Auskunft über erteilte Zertifikate / Gültigkeit von Zertifikaten / Zertifizierungsstatus

Um die Gültigkeit eines von FiBM Rheinland ausgestellten Zertifikates zu prüfen, senden Sie uns bitte eine Anfrage zu oder rufen Sie uns an. Nennen Sie uns dann die von Ihnen zu prüfende Zertifizierungsnummer, sowie das Ausstellungsdatum. Wir werden Sie dann zeitnah (i.d Regel 3-7 Tage) über die Gültigkeit der zugehörigen Zertifizierung unterrichten.

 

4. Einzelheiten zu Angebot und Vertragsschluss

a) Angebote

Angebote von FiBM Rheinland haben ab dem Tag der Ausstellung eine Gültigkeit von max. 4 Wochen, sofern keine andere Regelung getroffen wurde.

 

b) Vertragslaufzeit

Ein Zertifizierungsvertrag oder Prüfverfahrensvertrag von FiBM Rheinland hat i.d. Regel eine Laufzeit von mindestenes drei Jahren, gerechnet ab dem Tag des Vertragsabschlusses, sofern keine andere schriftliche Regelung getroffen wurde, und endet mit dem Ablauf der Gültigkeit des verliehenen Zertifikats.

Die Laufzeit verlängert sich um weitere drei Jahre, wenn der bestehende Vertrag nicht mindestens drei Monate vor Beendigung der vertraglichen Laufzeit schriftlich gekündigt worden ist.

 

Der Auftraggeber kann außerdem den Vertrag jederzeit kündigen. In diesem Fall berechnet FiBM Rheinland dem Auftraggeber eine Ausfallsentschädigung in Höhe von 30% des vertraglich vereinbarten Restwertes (Auftragswert der noch ausstehenden vertraglich vereinbarten Leistung).

 

c) Ausstellung zusätzlicher Zertifikate

Die Ausstellung weiterer Zertifikate während der vertraglich vereinbarten Laufzeit von drei Jahren, z.B. bei Änderungen von Firmenname, Standortwechsel etc. werden mit einer Aufwandspauschale von 140€ netto berechnet.

 

d) Zahlungsweise

Nach Vertragsschluss wird die Gesamtsumme für das erste Audit / die erste Prüfung (inkl. Reisekosten und Mehrwertsteuer) sofort fällig. Sie erhalten also zeitnah nach Vertragsabschluss Ihre erste Rechnung.

Bei laufenden Verträgen werden die Rechnungen für die Audit- oder Prüfungskosten in der Regel 5-7 Wochen vor dem anstehenden Audit- oder Prüftermin in Rechnung gestellt.

Alle Rechungen sind innerhalb von 5 Werktagen zahlbar, ohne Skontoabzug.

Bei Audit- und Prüfterminen muss jedoch in jedem Fall die Rechnungssumme mindestens 14 Tage vor Antritt des Audits / der Prüfung beglichen sein. Andernfalls kann das Audit nicht angetreten werden und es fallen ggf. Gebühren an (siehe dazu 5.a) und 5.g))

 

e) Anpassung von Preisen

Eine Anpassung von Preisen kann sich aus extern veränderten Umständen ergeben: allgemein steigende Preise (Inflation), Veränderungen des Marktes durch neue gesetzliche Vorgaben und Steuern (z.B. im Bereich Kfz-Kosten, Energieversorgung, allgemeine Lebenshaltungskosten, sowie Personalkosten).

Eine solche Anpassung von Preisen bis zu 10% pro Jahr ist möglich, ohne daß dies die anderen vetraglichen Vereinbarungen berührt.

Bei Vertragsverlängerung ist ebenfalls eine Preiserhöhung von bis zu 10% möglich, ohne daß dies die anderen vetraglichen Vereinbarungen berührt.

Unter Wahrung des Transparenzgebotes und der jeweils gültigen gesetzlichen Regelung behalten wir uns weiterhin vor, eine Anpassung von Preisen, die sich aus externen, veränderten Umständen ergeben kann, vorzunehmen.

 

 

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde (die Organisation/ das Unternehmen) verpflichtet sich 

1. die vereinbarten Entgelte fristgerecht zu zahlen.
2. die Mitwirkungsleistungen, die für die Leistungserbringung von FiBM Rheinland notwendig sind, zu erbringen (z.B. stets vollständige und richtige Angaben der benötigten Organisations-/ bzw. Unternehmensdaten, sowie einen erreichbaren Ansprechpartner )
3. Änderungen unverzüglich mitzuteilen, wenn die Art und/ oder der Umfang der zertifizierten oder geprüften Leistungen derart davon betroffen sind, dass eine Aufrechterhaltung des verliehenen Zertifikats nicht mehr möglich ist (z.B. bei andauernden Abweichungen der jeweils gegebenen Anforderungen, Verkauf des Unternehmens, Änderungen in der Geschäftsführung,etc.).
4. die verliehenen Zertifikate nach Ablauf ihrer Gültigkeit an FiBM Rheinland zurückzusenden,
5. sowie alle weiteren Zertifizierungszeichen wie Logos von FiBM Rheinland, abgebildete Zertifikate etc. von Webseiten, Briefbögen etc. sofort zu entfernen, sobald eine weitere Zertifizierung bei FiBM Rheinland ausgeschlossen ist oder die Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht mehr möglich ist (z.B. bei Kündigung, Zahlungsverzug, Auschluss der Zertifizierungsfähigkeit des Auftraggebers/ Unternehmens).
   
6. Zertifizierungszeichen (Scans vom Zertifikat, Zertifizierungslogos von FiBM Rheinland) nur so zu Werbe- oder Informationszwecken anzuwenden, dass eine missverständliche Auslegung ausgeschlossen werden kann. Außerdem muss der Auftraggeber/ Kunde auf die Freiwilligkeit der Zertifizierung bei Einsatz der Zertifizierungszeichen zu Werbezwecken hinweisen. Er verpflichtet sich zudem, nur aktuell gültige Zertifizierungszeichen in Umlauf zu bringen.
   
7. im Falle einer Verletzung der oben genannten Pflichten (5.a-5.f) die hieraus entstandenen Kosten zu erstatten, es sei denn der Auftraggeber/ Kunde (oder ehemaliger Auftraggeber/ Kunde) kann einen Nachweis darüber erbringen, dass die Kosten nicht oder in wesentlich niedriger Höhe entstanden sind.

 

6. Außerordentliche Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung ist möglich, 

1. wenn Tatsachen vorliegen, die -unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und unter Abwägung der Interessen beider Vertragspartner- eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum Laufzeitende unzumutbar machen.
2. wenn der Kunde mehrfach und trotz wiederholter Aufforderung zur Behebung seinen Mitwirkungspflichten (siehe dazu 5.) nicht nachkommt.

    FIBM Rheinland behält sich jedoch vor in diesem Fall 30% Aufwandsentschädigung des 

    vereinbarten Restwertes in Rechnung zu stellen. 

 

7. Terminabsage durch den Kunden

Eine kostenfreie Absage eines vereinbarten Audit- oder Prüftermins durch den Kunden ist bis 14 Tage vor dem vereinbarten Termin unter Angabe von trifftigen Gründen möglich, danach wird eine Ausfallsgebühr in 30%iger Höhe der Audit- bzw. Prüfgebühr fällig.

Bei Terminabsage bzw. Terminverschiebung am Tag des Audits / der Prüfung sowie bei Nichterscheinen des Kunden wird als Ausfallsgebühr die volle Audit- bzw. Prüfgebühr fällig.

 

8. Absage eines Termins durch FiBM Rheinland

 

Für den Fall, dass FiBM Rheinland einen Termin aus dringlichen Gründen absagen oder verschieben muss, wird der Kunde schnellstmöglich verständigt, und ein Ersatztermin vereinbart. Weitere Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche, bestehen nicht.

Desweiteren ist es möglich, dass sich die Anreise des Auditors/ Prüfers am Audit- oder Prüftag vor Ort aufgrund einer schlechten Verkehrslage verzögern kann. In diesem Falle wird der Kunde schnellstmöglich über die Dauer der Verzögerung informiert.

 

9. Fristen für den Prüfungs-/ Auditantritt nach Vertragsschluss

Nach Vertragsschluss kann der Auftraggeber innerhalb von maximal 3 Monaten die erste Prüfung / das erste Audit antreten. Sind mehr als 3 Monate zwischen Vertragsschluss und Prüfungs-/ Auditantritt vergangen, kann FiBM ggf. weitere anteilige Gebühren erheben, gerechnet ab Beginn des 4. Monats.

 

 

10. Widerrufsfristen

Der Auftraggeber kann laut gesetzlich vorgeschriebener Widerrufsfrist innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsabschluss von seinem Widerrufsrecht Gebrauch machen.

Davon unberührt bleiben gebührenpflichtige Leistungen, die bereits erbracht und/ oder in Anspruch genommen wurden wie z.B. Auditierungs-, Prüf- und Beratungsleistungen oder von FiBM Rheinland zur Verfügung gestellte Dokumente oder Software, die bereits auf Rechnern oder Datenträger gespeichert wurden.

 

11. Kundendaten

Kundendaten sind Eigentum des Kunden. Generell werden von FiBM keine Kundendaten gespeichert oder weiterverarbeitet. Für eine Angebotserstellung werden Daten abgefragt, die für die Angebotserstellung relevant sind (Kundendaten-Erhebungsbogen) und rein zum Zwecke der Angebotserstellung verwendet werden. Für bestehende Kunden werden nur auftrags-, bzw. zertifizierungsrelevante Daten gespeichert (Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zertifikatskopien, Aufzeichnungen über Audit-/ Prüfergebnisse), Dokumente vom Kunden werden nicht übernommen und somit nicht gespeichert, es sei denn, der Kunde wünscht dies so.

Der Kunde bzw. Auftraggeber akzeptiert Emails, auch solche mit Anhang, die im Rahmen der Prüf- / Zertifizierungs- und Beratungsleistungen anfallen. Sollte der Kunde bzw. Auftraggeber Wert darauf legen, dass bestimmte Unterlagen -z.B. solche, die Informationen über sein Unternehmen enthalten- nicht per Email versendet werden, kann er dies jederzeit schriftlich (per Email oder per Post) in Auftrag geben.

 

Zum Thema Kundendaten lesen Sie ergänzend bitte auch unsere Datenschutzerklärung / Datenschutzbestimmungen.

 

Stand 31.08.2023